Un dubbio molto diffuso tra le aziende

Con l’introduzione del RENTRI e dei formulari digitali (xFIR), molte aziende si stanno facendo le stesse domande. Una delle più frequenti riguarda proprio la gestione delle firme prima della conservazione dei documenti.

È necessario che il legale rappresentante firmi registri e formulari prima che vengano conservati?

La risposta: no, non serve una firma aggiuntiva

La normativa e il funzionamento dei sistemi digitali chiariscono un punto importante. Non è richiesta un’ulteriore firma del legale rappresentante prima della conservazione. Questo perché i documenti sono già strutturati per garantire validità e integrità.

Come funziona per gli xFIR

Nel caso degli xFIR, il documento contiene già tutte le firme digitali dei soggetti coinvolti lungo la filiera. Questo significa che il processo di firma è già completo nel momento in cui il documento viene generato e utilizzato. Non è necessario aggiungere ulteriori firme prima della conservazione.

Come funziona per i registri RENTRI

Per quanto riguarda i registri RENTRI, il sistema stesso garantisce la loro validità. I registri vengono infatti sigillati digitalmente, assicurando che siano integri, non modificabili, tracciati nel tempo. Anche in questo caso, non è richiesta una firma aggiuntiva da parte del legale rappresentante.

Il ruolo della conservazione

Quando i documenti vengono inviati in conservazione, entra in gioco il conservatore. In questa fase possono essere applicati:

• firme automatiche
• sigilli elettronici

Si tratta però di elementi tecnici, necessari per garantire la corretta presa in carico e la gestione del documento nel sistema di conservazione. Non sono firme richieste all’azienda o al produttore del documento.

Il vero punto: gestire correttamente il processo

Il tema non è quindi aggiungere firme, ma assicurarsi che tutto il processo sia gestito correttamente. Dalla generazione del documento fino alla conservazione, ogni passaggio deve essere tracciato, conforme, sicuro.

Molte aziende rischiano di complicare il processo inutilmente, aggiungendo passaggi non richiesti o gestendo manualmente attività che possono essere automatizzate. Capire cosa è davvero necessario e cosa no è fondamentale per evitare errori e perdite di tempo.

Una gestione più semplice e corretta

Le soluzioni digitali permettono oggi di gestire tutto il ciclo documentale in modo semplice, senza dover intervenire manualmente su ogni passaggio.

Questo significa meno complessità operativa e maggiore sicurezza nel rispetto della normativa.

Hai altri dubbi su RENTRI e xFIR?

Il passaggio al digitale porta con sé molti cambiamenti, ed è normale avere dubbi. Per questo motivo abbiamo creato una rubrica dedicata alle domande più frequenti, per aiutare le aziende a orientarsi in modo semplice e chiaro.

Se vuoi approfondire, puoi rivedere il webinar completo o contattarci per maggiori informazioni.