Conservazione digitale a norma

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Conservazione digitale a norma

L’archiviazione elettronica consente di conservare i propri documenti su un sistema informatico che ne permette l’immediata reperibilità e ne garantisce l’integrità nel tempo.

Conservazione digitale a norma delle fatture elettroniche

La conservazione documenti fiscali con DDocuments

Con DDocuments è possibile gestire la conservazione documenti in qualsiasi formato (file di spool, pdf, word, formati unix) senza intervenire sui processi aziendali. E’ possibile gestire la conservazione digitale e la fatturazione elettronica PA e B2B.

Archiviazione ottica dei documenti

DDocuments è interfacciabile a qualsiasi struttura informatica presente in azienda e non prevede nessun intervento tecnico e tecnologico da parte del cliente.
Il cliente inserisce i suoi documenti su cartelle locali che vengono inviati alla piattaforma DDocuments tramite diverse modalità di connessione (ftp, web services, curl, etc.).
Il documento viene adattato alle specifiche del servizio di archiviazione: le informazioni obbligatorie vengono estratte dai file e, nel caso di formati spool, vengono prodotti file PDF personalizzabili nei contenuti e nella grafica. Il documento viene archiviato in modalità ottica, indicizzato e conservato digitalmente con l’apposizione della firma digitale e della marca temporale secondo le regole fissate dalla normativa.
A partire da questo momento, tramite il sito operativo di DDocuments, il cliente potrà accedere a un’interfaccia web in cui visualizzare i documenti, effettuare eventuali ricerche, verificare informazioni specifiche inerenti il processo di archiviazione.

Garanzia di sicurezza con la conservazione digitale a norma DDocuments

L’infrastruttura della piattaforma DDocuments è stata concepita per garantire la massima sicurezza sia a livello fisico che a livello logico.
Ai fini della sicurezza il punto cruciale di tutto il servizio è rappresentato dal server di firma comunemente noto come HSM (Hardware Security Module) che consente di effettuare le cosiddette firme massive o firme automatiche su moli elevate di documenti.

L’HSM utilizzato da DDocuments rappresenta un “unicum” in quanto, non solo possiede i massimi requisiti di certificazione previsti in sede comunitaria (CC EAL4+) debitamente certificati in sede OCSI ma, l’accesso ai certificati di firma in esso contenuti avviene tramite un doppio livello di sicurezza: l’accreditamento dell’utente verso il servizio tramite UID e Password  e l’utilizzo del certificato per mezzo di un alias e un PIN (modificabile a discrezione dell’utente).
Questa procedura, peraltro totalmente automatizzata, è l’unica atta a garantire che solo e soltanto il titolare del certificato sia autorizzato al suo utilizzo.

Caratteristiche del servizio DDocuments

Il servizio D-documents è in full-outsourcing e quindi nessun costo di gestione, onere legale o formale è a carico dell’azienda utilizzatrice. Il servizio di archiviazione e conservazione digitale a norma è completamente automatizzato e derogato alla piattaforma D-documents, ai suoi professionisti ed esperti che lo supportano e ne convalidano il funzionamento.

In particolare, D-documents gestisce:

  • gli adempimenti prescritti dalla normativa (come ad esempio la conservazione digitale a norma ai fini fiscali dei documenti in formato elettronico:10 anni per le fatture attive e passive e quanto previsto dalla legge per gli altri tipi documento)
  • l’apposizione di firma digitale e marca temporale
  • l’aggiornamento costante sulle regole imposte dalla normativa
  • la generazione dell’impronta da inviare all’Agenzia dell’Entrate per il periodo di conservazione
  • l’eventuale assunzione del ruolo di Responsabile della Conservazione
  • i controlli per il rispetto delle regole in materia di conservazione digitale
  • il supporto legale.

Inoltre, il servizio D-documents comprende:

  • l’attivazione degli utenti opportunamente profilati e dei tipi di documenti d’interesse aziendale
  • la possibilità di creare il fascicolo cliente/agente per dar modo ai propri clienti e/o agenti di reperire on-line tutti i documenti, fiscali e non, inerenti al rapporto con l’azienda
  • un supporto tecnico e un servizio clienti ad alto valore aggiunto.

D-documents garantisce la tracciabilità e la documentabilità di ogni singola attività effettuata, assicurando maggiore controllo nella gestione dei documenti durante l’intero ciclo di lavorazione e contribuendo al miglioramento dell’efficienza e dell’efficacia dei processi, con una conseguente riduzione dei costi di archiviazione.

Oltre al ciclo attivo DDocuments consente la gestione di quello passivo permettendo di acquisire le informazioni sia da documenti cartacei che elettronici, effettuarne la scansione elaborandone un’immagine digitale da cui estrarre i dati necessari alle registrazioni contabili verso qualsiasi soluzione ERP.

I vantaggi della conservazione sostitutiva

Grazie alla piattaforma D-documents è possibile dematerializzare la documentazione aziendale con una riduzione, scientificamente dimostrabile, di circa il 60% dei costi di produzione dell’intero ciclo documentale.

Nello specifico i vantaggi relativa alla conservazione sostitutiva dei documenti fiscali sono i seguenti:

  • integrità del documento informatico per il periodo previsto dalle normative vigenti
  • garanzia di una corretta conservazione secondo le disposizioni di legge
  • condivisione delle informazioni, maggiore disponibilità e reperibilità
  • maggiore controllo durante l’intero ciclo di lavorazione
  • aumento dell’efficienza e della trasparenza in azienda
  • semplificazione dei processi amministrativi
  • riduzione dei costi diretti (carta, spazi e risorse dedicate) e risparmi indotti (minor tempo per la ricerca e il recupero dei documenti, maggiore efficienza e sicurezza dovuti ad una corretta conservazione)
  • risparmio netto sull’imposta di bollo dei documenti per i quali è richiesta (ad esempio: libri contabili)
  • ritorno degli investimenti (ROI) inferiore all’anno “Osservatorio Fattura Elettronica” del Politecnico di Milano [ pdf 2,89 Mb ].

Quali sono i documenti che possono essere conservati sostitutivamente

In riferimento alle normative vigenti i documenti che possono essere conservati sostitutivamente sono:

  • libro giornale e libro degli inventari
  • scritture ausiliarie in cui registrare elementi patrimoniali e reddituali
  • scritture ausiliarie di magazzino
  • registro dei beni ammortizzabili
  • registri prescritti ai fini IVA: acquisti, corrispettivi, fatture emesse
  • dichiarazioni fiscali (UNICO, 730, 770)
  • modelli di pagamento (F23 e F24)
  • libri sociali
  • bilancio d’esercizio: stato patrimoniale, conto economico, nota integrativa
  • relazione sulla gestione, relazione dei sindaci e dei revisori contabili
  • fatture attive e passive, anche sotto forma di conto, nota, parcella e simili
  • ricevute fiscali e scontrini fiscali
  • documenti di trasporto (DDT)
  • nel settore doganale, delle accise e delle imposte di consumo
  • Libro Unico del Lavoro LUL”
  • Registri Assicurativi.
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Conservazione sostitutiva fatture elettroniche

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Conservazione digitale a norma ultima modifica: 2016-10-11T12:09:18+00:00 da DDocuments