FAQs

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Domande. Risposte

Si, i servizi di distribuzione, archiviazione, conservazione e firma grafometrica sono autonomi e possono essere attivati anche in momenti diversi.

I servizi possono essere attivati singolarmente? ultima modifica: 2016-11-29T13:55:27+00:00 da DDocuments

Si, quotidianamente vengono inviati dei report al cliente contenente tutte le informazioni sui flussi trattati.

E’ disponibile una reportistica inerenti ai flussi inviati a D-documents? ultima modifica: 2016-11-29T13:55:05+00:00 da DDocuments

Il responsabile della conservazione è DDocuments srl nella figura della persona designata al suo interno che si occupa di seguire gli aggiornamenti normativi, comunicarli al reparto di sviluppo per mantenere il servizio sempre aggiornato.

Chi è il responsabile della conservazione? ultima modifica: 2016-11-29T13:54:45+00:00 da DDocuments

Il servizio è accessibile da utenti esterni, agenti o clienti ed avranno la possibilità di effettuare le attività sui documenti (visualizzazione, download etc) per i quali la loro utenza è stata abilitata.

Posso far accedere al servizio oltre che agli utenti interni anche degli utenti esterni? E che attività possono svolgere questi ultimi? ultima modifica: 2016-11-29T13:54:26+00:00 da DDocuments

Per le aziende è fondamentale avere sia risposte rapide e adeguate a richieste di assistenza sia soluzioni a nuove esigenze. La massiccia presenza sul mercato di provider on-line ha quasi cancellato il contatto diretto con il fornitore nel supporto alla risoluzione di problemi tecnici o nell’accesso di informazioni sui servizi. DDocuments srl, grazie alla sua qualificata esperienza nell’assistenza nei servizi ad alto valore aggiunto, è in grado di rispondere in modo tempestivo ed efficace alle varie richieste di supporto. Il servizio clienti DDocuments srl è disponibile dalle ore 09:00 alle ore 19:00 dal lunedi al venerdì.

Che tipo di assistenza offre DDocuments srl? ultima modifica: 2016-11-29T13:54:03+00:00 da DDocuments

Si,  è possibile inviare documenti ad indirizzo esteri mediante tutti i canali della piattaforma ivi compresa la posta.

La distribuzione dei documenti è gestita anche verso l’estero? ultima modifica: 2016-11-29T13:53:42+00:00 da DDocuments

L’archiviazione ottica è semplicemente uno storage di dati sulla piattaforma, ma che non solleva il cliente dagli obblighi di stampa ai fini di conservare il documento. La conservazione sostitutiva è una procedura che garantisce l’integrità del doc nel tempo per cui non è più obbligatoria la stampa.

Che differenza c’è tra archiviazione ottica e conservazione sostitutiva? ultima modifica: 2016-11-29T13:53:22+00:00 da DDocuments

La firma graformetrica utilizzata da DDocuments srl è una forma elettronica qualificata. Attraverso il servizio offerto da DDocuments srl mediante la piattaforma D-sign, una volta visualizzata la pagina da firmare (usando il Tablet o, per PC, tramite PAD Wacom), l’utente firma con la penna in dotazione, esattamente come si fa sulla carta e il sistema rileva le caratteristiche comportamentali di ciascun utente come posizione (coordinate), velocità, ritmo e pressione. Al termine dell’operazione viene visualizzata la firma grafica dell’utente e verranno cifrati i dati biometrici e l’Hash del documento in modo da garantirne l’assoluta indissolubilità rispetto al documento PDF visualizzato e firmato. Non è pertanto consentito né pensabile estrarre i dati biometrici ed associarli ad un altro documento. Inoltre, i dati biometrici, una volta inseriti in maniera univoca ed indissolubile nel documento PDF, vengono immediatamente distrutti e cancellati.

Che cos’è la firma grafometrica e come viene usata da DDocuments srl? ultima modifica: 2016-11-29T13:52:59+00:00 da DDocuments

Per utilizzare i servizi DDocuments srl la pec deve essere aperta da DDocuments srl.
Questo per poter garantire il recupero delle informazioni di spedizione e l’archiviazione delle ricevute PEC.
E’ possibile l’attivazione di caselle e domini pec personalizzati estere.

Possiamo attivare nuove caselle PEC con un dominio personalizzato? ultima modifica: 2016-11-29T13:52:35+00:00 da DDocuments

Si, operiamo già in questo senso con società multinazionali che hanno filiali e/o sedi estere.

Il servizio può essere applicato anche a sedi estere? ultima modifica: 2016-11-29T13:52:17+00:00 da DDocuments

La piattaforma D-documents è stata completamente sviluppata da DDocuments srl che ne ha il pieno controllo. Possono quindi essere valutate e implementate eventuali verticalizzazioni o personalizzazione espressamente richieste.

E’ possibile effettuare delle verticalizzazioni sul servizio? ultima modifica: 2016-11-29T13:51:53+00:00 da DDocuments

La piattaforma è accessibile da pc, tablet e smartphone.

Da quali dispositivi è accessibile la piattaforma? ultima modifica: 2016-11-29T13:51:33+00:00 da DDocuments

Si, hanno la stessa validata legale di un documento cartaceo e possono essere  opponibili a terzi anche in sede giuridica.

I documenti portati in conservazione hanno validatà legale? ultima modifica: 2016-11-29T13:51:07+00:00 da DDocuments

Un documento inoltrato a mezzo pec da le stesse garanzie di una raccomandata con ricevuta di ritorno. DDocuments srl inoltre può archiviare in modalità sostitutiva e automatica le ricevute pec legandole logicamente la documento emesso. Questo per ovviare al fatto che molti gestori di caselle PEC dopo un certo periodo di tempo eliminano tali ricevute.

Che garanzie offre l’inoltro di un documento via pec rispetto a una normale mail? ultima modifica: 2016-11-29T13:50:48+00:00 da DDocuments

E’ possibile utilizzare tavolette o tablet prodisposti per la grafometria, per esempio tavolette Wacom o table Smasung o LG.

Quale hardware è necessario per poter attivare il servizio di firma grafometrica? ultima modifica: 2016-11-29T13:50:25+00:00 da DDocuments

I documenti vengono mantenuti per 10 anni online, terminati i quali (salva diversa indicazione da parte del cliente), i doc vengono rimossi dalla piattaforma.

In che formato e per quanto tempo sono conservati i documenti? ultima modifica: 2016-11-29T13:50:02+00:00 da DDocuments

Il certificato di firma del cliente e rilasciato da un TSP (Trusted Service Provider) è caricato su di un’apparato certificato second gli standard definiti dalla normativa vigente. Il certificato è accessibile tramite PIN e password che l’utente può modificare arbitrariamente tramite il portale. In caso di richiesta di firma da parte della piattaforma D-Documents il certificato viene decriptato utilizzato e ricriptato per garantirne l’uso esclusivo. Questo certificati di firma sono idonei solo per questo tipo di operazioni e non possono essere usati per altri scopi (per esempio la firma di un contratto).

Come avviene il processo di firma? E su che scheda, quest’ultima, viene salvata? ultima modifica: 2016-11-29T13:49:38+00:00 da DDocuments

Il documento verrà conservato in formato pdf. Il file sorgente proveniente dal gestionale del cliente puo’ essere di qualsiasi tipo, sarà cura di DDocuments srl la creazione del documento in formato pdf.

Che formato di file posso conservare? ultima modifica: 2016-11-29T13:49:16+00:00 da DDocuments

La gestione del flusso passivo di solito prevede la stesura di un progetto in funzione delle specifiche esigenze del cliente. In alcuni casi è possibile utilizzare dei codice a barre parlanti con dati prelevati direttamente dal gestionale del cliente per ottimizzare ll data entry oppure soluzioni di OCR avanzato e completo con scannerizzazione in capo al cliente o a DDocuments srl e possibilità di contabilizzazione diretta e automatica nel gestionale del cliente.

Quali sono le possibili modalità di gestione della conservazione per il ciclo passivo? ultima modifica: 2016-11-29T13:48:54+00:00 da DDocuments

SI, mediante il portale è possibile verificare lo stato di recapito dei documenti tramite i vari media di distribuzione, ivi compreso quello postale fatta eccezione per i documenti che vengono recapitati tramite poste italiane.

E’ possibile verificare lo stato di recapito dei documenti sui vari canali distributivi? ultima modifica: 2016-11-29T13:48:32+00:00 da DDocuments

I documenti vengono scaricati dalla piattaforma online e comunque salvati su supporti esterni che possono essere consegnati al cliente. Vi è comunque la massima disponibilità a discutere e a trovare con il cliente altre soluzioni.

Cosa succede al documento dopo il 10 anno conservazione? ultima modifica: 2016-11-29T13:48:10+00:00 da DDocuments

Le modalità possono essere molteplici in base all’esigenza del cliente, si può attivare un trasferimento tramite protocolli standard (FTP, sFTP, HTTPs) oppure si possono utilizzare soluzioni di file sharing condiviso.

Come viene effettuato il trasferimento dati dal cliente alla piattaforma D-documents? ultima modifica: 2016-11-29T13:47:51+00:00 da DDocuments

Si, possono essere creati profili di accesso con privilegi diversi in base alle richieste dei vari utenti

Con la piattaforma D-documents non c’è una limitazione al numero contemporaneo di accessi ne del numero di utenti attivabili. ultima modifica: 2016-11-29T13:47:29+00:00 da DDocuments

Con la piattaforma D-documents non c’è una limitazione al numero contemporaneo di accessi ne del numero di utenti attivabili.

Quanti utenti possono contemporaneamente accedere alla piattaforma D-documents? ultima modifica: 2016-11-29T13:47:07+00:00 da DDocuments

Grazie ad una soluzione in full outsourcing il cliente ottiene solo i benefici di un servizio di conservazione sostitutiva. Adottando una  procedura in house il cliente dovrà comunque preoccuparsi di una serie di attività come per esempio assicurarsi del corretto funzionamento della procedura, stesura del manuale della conservazione, nomina del responsabile della conservazione ma sopratutto dovrà costantemente  seguire ed implementare gli aggiornamenti normativi. Inoltre il processo di firma nelle applicazioni in house di solito prevede l’udo di una smart card che non garantisce i livelli di sicurezza che può dare l’uso di un HSM, Un’latro aspetto fondamentale è la sicurezza dei dati nel tempo in termini di backup e disaster recovery che sono altrimenti demandati al service provider con una soluzione in outsourcing.

Non è più conveniente adottare un soluzione di conservazione sostitutiva interna? Quali sono i vantaggi di una soluzione in full outsourcing? ultima modifica: 2016-11-29T13:46:37+00:00 da DDocuments

No. L’accreditamento AGID è obbligatorio solo per i Conservatori che hanno clienti della Pubblica Amministrazione.

Per essere un conservatore è obbligatorio essere accreditati presso Agid? ultima modifica: 2016-11-29T13:46:12+00:00 da DDocuments

Solo quando il cliente genera documenti già in formato pdf ed ha una validatà di 3 anni. Nel caso in cui il cliente fornisca i documenti non in formato grafico definitivo (per esempio spool as400 o sap) essendo la creazione del pdf in carico alla piattaforma D-documents il certificato di firma sarà del Responsabile dell’Archiviazione di DDocuments srl.

Quando è obbligatoria l’emissione del certificato di firma digitale a nome del cliente? E che durata ha la sua validatà? ultima modifica: 2016-11-29T13:45:49+00:00 da DDocuments

Il riferimento temporale si riferisce al clock della macchina sulla quale viene fatta la lavorazione. La marcatura temporale viene rilasciata da una certification autority e cristallizza nel tempo i documenti garantendo insieme alla firma digitale immodificabilità e certezza dei dati.

Che differenza c’è tra riferimento temporale e marca temporale? ultima modifica: 2016-11-29T13:45:24+00:00 da DDocuments

DDocuments srl ha 2 data center, uno a Roma e uno a Milano che garantiscono una Business continuity h24 per 365 gg anno. I dati vengono allineati tra i due data center con modalità di Log shipping e la latenza dei dati potrebbe essere al massimo di 10 minuti. In caso di non accessibilità al sito primario lo switch avviene in termini brevissimo con un semplice intervento sui DNS DDocuments srl.

Quali sono le procedure di disaster recovery in atto per mantenere i dati al sicuro? ultima modifica: 2016-11-29T13:45:04+00:00 da DDocuments

Entro 3 mesi dalla dichiarazione dei redditi della società, per esempio se venisse fatta a settembre i termini scadrebbero il 31 dicembre dell’anno successivo.

Entro quando devo portare i miei documenti in conservazione sostitutiva? ultima modifica: 2016-11-29T13:44:40+00:00 da DDocuments

Per utilizzare i servizi DDocuments srl, la pec deve essere aperta da DDocuments srl, questo per poter garantire il recupero delle informazioni di spedizione e l’archiviazione delle ricevute PEC. E’ possibile l’attivazione di caselle e domini pec personalizzati.

Posso utilizzare una pec già aperta dall’azienda o devo per forza utilizzarne una aperta da DDocuments srl? ultima modifica: 2016-11-29T13:44:19+00:00 da DDocuments

DDocuments srl per ottimizzare l’inoltro dei documenti a mezzo mail spedisce col dominio del cliente consigliando l’inserimento di un record SPF all’interno del Dns. Se questo non fosse possibile DDocuments srl mette a disposizione delle caselle di posta elettronica con domini personalizzati ma proprietari di DDocuments srl.

Le mail partono con il dominio DDocuments srl o con il nostro dominio? ultima modifica: 2016-11-29T13:43:54+00:00 da DDocuments

La piattaforma D-documents prevede un delay minimo di un’ora prima di effettuare le varie attività sui documenti ricevuti, questo per dare l’opportunità al cliente o al servizio clienti di DDocuments srl di bloccare possibili documenti caricati dal cliente per errore.

Quanto tempo intercorre dalla ricezione da parte di DDocuments srl dei file al loro invio? ultima modifica: 2016-11-29T13:43:30+00:00 da DDocuments

Le fatture possono essere modificate o sostitutive fino alla creazione del Pacchetto di Conservazione e prima che vengano apposti marca temporale e firma digitale dal responsabile della conservazione.

Una volta che i documenti da conservare vengono caricati sulla piattaforma, posso modificarli o sotitutivi? ultima modifica: 2016-11-29T13:43:01+00:00 da DDocuments

Le fatture PA hanno l’obbligo della conservazione sostitutiva. Si consiglia di creare un sezionale separato per questo tipologia di documenti, nel caso in cui questo non sia possibile le fatture possono essere archiviate insieme alle altre fatture che appartengono a quel sezionale anche se non sono PA.

Se fatturo alla pubblica amministrazione posso portare in conservazione solo le fatture pa? ultima modifica: 2016-11-29T13:42:40+00:00 da DDocuments

A oggi si possono portare in conservazione tutti i documenti utili in azienda ai fini fiscali: Documenti Fiscali emissi (Fatture Attive, DDT Attivi), Documenti Fiscali ricevuti (Fatture Passive, DDT Passivi), Scritture tenute Obbligatorie (Libro Giornale, Registro IVA, Registri di Magazzino, Libri Inventario, Registri assicurativi), Documenti Doganali (Bolle Doganali), Altri Documenti Fiscali (CUD, 730, F23/F24), Documenti  non Fiscali (Offerte, Ordini/Conferme d’ordine, Cedolini, Note Spese, Libro Unico del Lavoro).  L’obbligo attulmente esiste solo per i documenti inerenti la fatturazione elettronica verso la PA.

Quali sono i documenti fiscali che posso portare in conservazione? E per quali vi è l’obbligo? ultima modifica: 2016-11-29T13:42:13+00:00 da DDocuments

Il pagamento del bollo su un materiale cartaceo avviene ogni 100 pagine. Con la conservazione sostitutiva avviene ogni 2500 registrazioni. La cifra da corrispondere per il bollo, in entrambi i casi, è la stessa.

Quali sono le differenze nel pagamento del bollo del giornale bollato fra archivio cartaceo e conservazione sostitutiva? ultima modifica: 2016-11-29T13:41:43+00:00 da DDocuments

L’utente può accedere alla piattaforma e scaricare i documenti necessari al verificatore in formato ISO. E’ anche possibile aprire un accesso temporaneo e limitato che permetterà a quest’ultimo di ricercare e visualizzare i documenti ed i Pacchetti di Archiviaizone oggetto della verifica.

Come devo comportarmi in caso di verifiche fiscali? ultima modifica: 2016-11-29T13:41:10+00:00 da DDocuments

Si, verranno create delle classi di recupero storico che hanno le stesse caratteristiche delle classi documentali correnti.

E’ possibile portare in conservazione i documenti di anni per i quali sono già scaduti i termini? ultima modifica: 2016-11-29T13:40:40+00:00 da DDocuments

In caso il precedente fornitore rispetti lo standard UNI i documenti possono essere trasferiti sulla piattaforma D-documents.  In caso contrario i documenti possono essere importati sulla piattaforma D-documents per una pubblicazione online ad uso consultivo del cliente, il responsabile della conservazione rimarrà il precedente fornitore che dovrà fornire o rendere accessibili i Pacchetti di Conservazione.

Posso trasferire i documenti conservati con un altro fornitore presso la piattaforma D-documents? ultima modifica: 2016-11-29T13:40:17+00:00 da DDocuments

No, il punto di forza del nostro servizio è quello di aderire alla base dati del cliente, non richiedendo nessun tipo di modifca del gestionale.

Devo applicare modifiche al mio gestionale interno per aderire al servizio? ultima modifica: 2016-11-29T13:39:49+00:00 da DDocuments

Nexive ad oggi copre il 90% del territorio nazionale, tutto il resto viene spedito mediante le tariffa di massiva omologata di Poste Italiane salvo diversa indicazione del cliente (che puo’ preferire l’invio in prioritaria).

I documenti inviati via posta che non vengono postalizzati mediante il canale Nexive, che canali seguono? ultima modifica: 2016-11-29T13:39:12+00:00 da DDocuments

In caso il precedente fornitore rispetti lo standard UNI i documenti possono essere trasferiti su D-Documents.  In caso contrario i documenti possono essere importati sulla piattaforma D-Documents per una pubblicazione online ad uso consultivo del cliente, il responsabile della conservazione rimarrà il precedente fornitore che dovrà fornire o rendere accessibili i Pacchetti di Conservazione.

In caso di cambio di fornitore, che procedure devo seguire? ultima modifica: 2016-11-29T12:51:56+00:00 da DDocuments

Si, DDocuments srl mantiene online i documenti per 10 anni (o tempi maggiori su richiesta). I doc sono in formato pdf e sono sempre reperibili e scaricabili in 2 formati:

  • formato iso autoconsultante
  • formato xml.

Il formato xml è stato introdotto per poter permettere al verificatore fiscale di effettuare controlli con software e o servizi diversi da D-documents.

I miei documenti sono sempre reperibili/disponibili? E in quali modalità? ultima modifica: 2016-11-28T18:24:06+00:00 da DDocuments

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DDocuments srl, grazie alla sua qualificata esperienza nell’assistenza nei servizi ad alto valore aggiunto, è in grado di rispondere in modo tempestivo ed efficace alle varie richieste di supporto.

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FAQs ultima modifica: 2016-10-06T16:02:58+00:00 da DDocuments