La gestione delle convocazioni e comunicazioni condominiali è uno degli aspetti più delicati del lavoro dell’Amministratore. Un errore nella modalità di invio può avere conseguenze concrete: contestazioni, impugnazioni e annullabilità delle delibere.

A fare chiarezza è intervenuta la Corte di Cassazione, che con l’ordinanza n. 16399 del 18 giugno 2025 ha ribadito un principio fondamentale: la convocazione assembleare deve essere inviata con modalità che garantiscano certezza giuridica della comunicazione. L’email ordinaria, anche se utilizzata per comodità o su richiesta del condomino, non è idonea.

Cosa dice la norma

L’art. 66, comma 3, delle Disposizioni di Attuazione del Codice Civile stabilisce che l’avviso di convocazione debba essere comunicato almeno cinque giorni prima dell’assemblea tramite:

• posta raccomandata
• posta elettronica certificata (PEC)
• consegna a mano

La Cassazione ha chiarito che la convocazione è un atto recettizio: l’amministratore deve poter dimostrare non solo l’invio, ma anche la possibilità per il destinatario di conoscere l’atto. In mancanza di questa prova, la delibera può essere annullabile.

PEC e raccomandata: strumenti corretti, ma con limiti evidenti

Nella pratica quotidiana, anche gli strumenti previsti dalla legge presentano criticità operative.

La PEC

• Non tutti i condomini ne sono dotati
• Molte caselle non vengono consultate regolarmente
• L’amministratore è spesso costretto a gestire canali diversi per lo stesso condominio

La raccomandata

• Costi elevati di stampa e spedizione
• Tempi di consegna lunghi
• Gestione complessa di ricevute, giacenze e archivi cartacei

Il risultato è un processo frammentato, dispendioso in termini di tempo e con un controllo limitato sull’effettiva gestione delle convocazioni.

La firma elettronica come soluzione concreta

Un servizio di Firma Elettronica integrato consente all’amministratore di superare questi limiti e di lavorare in modo più efficiente e sicuro.

Con una soluzione digitale strutturata è possibile:

• inviare le convocazioni in modo tracciato;
• sapere chi ha firmato e chi non ha firmato, in tempo reale;
• gestire tutto da un’unica piattaforma, senza PEC, raccomandate e archivi sparsi;
• ridurre drasticamente tempi operativi e costi.

Non si tratta solo di inviare un documento, ma di avere il controllo completo del processo, dalla trasmissione alla firma, fino alla conservazione.

Un unico servizio per invio, firma e conservazione

Con INAZ DDoc, l’intero processo di invio, firma elettronica e conservazione dei documenti è centralizzato in un’unica piattaforma. Questo permette all’amministratore di:

• lavorare in modo più ordinato e professionale;
• tutelarsi in caso di contestazioni;
• dimostrare in modo semplice e immediato la correttezza delle operazioni svolte.

Sempre più amministratori hanno già scelto di affidarsi a soluzioni digitali strutturate per gestire i documenti condominiali in modo sicuro e conforme. Dai un’occhiata.

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