ECR Italy sceglie DDocuments srl

ECR Italy sceglie DDocuments srl per gestire la documentazione di magazzino

Grazie alla soluzione D-sign di DDocuments srl, ECR Italy ha ottenuto un immediato ritorno sull’investimento oltre a notevoli benefici in termini di risparmi e sostenibilità ambientale.

Milano, 18 maggio 2015 – ECR Italy, leader nel panorama italiano della distribuzione di componentistica per la refrigerazione commerciale ed il condizionamento, ha scelto DDocuments srl per la gestione digitale e la conservazione sostitutiva di tutta la documentazione di magazzino.

Per rispondere al meglio alle esigenze di ECR Italy che movimenta quotidianamente grandi volumi di documenti di trasporto (DDT) e fatture, DDocuments srl ha proposto la propria piattaforma D-sign che, oltre alla gestione e conservazione di documenti, integra funzionalità di firma grafometrica.

Il progetto che ha permesso all’azienda di passare da una gestione cartacea a un approccio completamente digitale e integrato della documentazione, ha interessato sia i 16 magazzini di proprietà che i 2 terziarizzati presso i quali sono state installate le tavolette grafometriche necessarie per l’apposizione della firma digitale sui DDT e sulle fatture accompagnatorie.

Oggi la soluzione D-sign consente a ECR Italy di gestire in formato digitale 80.000 DDT, 32.000 fatture accompagnatorie, 60.000 conferme d’ordine e 10.000 ordini di acquisto all’anno. Ogni documento, una volta verificatane la conformità, viene approvato tramite l’apposizione di una firma grafometrica che ne sancisce la validità e l’immodificabilità (sia ai fini fiscali che a quelli civilistici), viene quindi inserito in un archivio centralizzato e reso disponibile a tutti gli attori coinvolti nel processo, incluso chi opera da remoto dalle diverse filiali.

La soluzione ha permesso a ECR Italy di ottenere una serie di benefici in termini economici e di sostenibilità aziendale. Oltre ad aver eliminato il 90% delle stampe su carta, l’azienda ha potuto ridurre i tempi e quindi i costi di archiviazione e ricerca dei documenti, oltre a ridurre notevolmente i margini di errore insiti nella gestione manuale e cartacea dei documenti. Da una prima stima, il saving annuo dei costi connessi alla gestione tradizionale della fattura è valorizzato sui dati di progetto intorno ai 50.000 euro per anno.

L’ottimizzazione di questi processi ha permesso all’azienda di migliorare l’efficienza interna poiché la disponibilità della documentazione ha, di fatto, reso più efficaci e rapidi i controlli grazie alla loro consultabilità in tempo reale. Un altro importante risultato consiste nel sensibile miglioramento del livello di servizio alla clientela poiché tramite la soluzione è possibile spedire contestualmente via e-mail tutta la documentazione ad ogni singolo cliente, destinatario della merce, che può quindi predisporre preventivamente la logistica in ingresso.

“L’accesso condiviso a livello aziendale di ogni documento sin dalla sua origine rappresenta un cambio epocale per ECR Italy. Abbiamo toccato con mano le funzionalità dello strumento e la nostra soddisfazione cresce con il suo utilizzo, più lo usiamo e più siamo consci delle sue potenzialità; stiamo pensando, ad esempio, di attivare un servizio di segnalazione automatica al cliente dell’avvenuta partenza della merce. Inoltre, abbiamo trovato in DDocuments srl un partner competente che ha saputo ascoltare e fornire le risposte più adeguate al nostro business” dichiara Andrea Ferri, Responsabile ufficio acquisti, logistica e informatica ECR Italy.

“Siamo lieti che un’azienda del calibro di ECR Italy ci abbia dato fiducia e apprezzato la nostra filosofia aziendale di massima attenzione ai bisogni dei nostri clienti – dichiara Diego Dal Ben Technical Manager, DDocuments srl – ci auguriamo che l’utilizzo della soluzione D-documents diventi sempre più pervasivo poiché siamo certi che ciò permetterà a ECR Italy di ottenere ulteriori e significativi benefici in termini economici e di ottimizzazione delle risorse”.

Scarica il comunicato

ECR Italy sceglie DDocuments srl ultima modifica: 2015-05-18T10:58:45+00:00 da DDocuments

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