Il Registro Elettronico Nazionale per la Tracciabilità dei Rifiuti (RENTRI) ha cambiato in modo sostanziale la gestione dei registri e dei formulari: oggi parliamo di documenti informatici (XML), vidimati in digitale e da conservare a norma. Dal nostro webinar “Ultima chiamata RENTRI: scadenze e soluzioni per le imprese”, con gli interventi di ANORC, di Andrea Piccoli (esperto digitalizzazione & privacy) e la testimonianza di ADM Quadro, ecco il quadro operativo aggiornato.

Registro digitale ≠ PDF

Nel contesto RENTRI, il registro di carico/scarico è un file XML conforme a XSD pubblici. Il PDF che molti scaricano “per comodità” è una copia di lavoro, utile alla consultazione interna, ma non è l’originale da esibire.

Vidimazione digitale in piattaforma

La vidimazione non si effettua più fisicamente in Camera di Commercio: avviene direttamente dentro RENTRI tramite un sigillo digitale applicato al registro elettronico.

Conservazione digitale: quando e per quanto

• L’XML “Esporta per la conservazione” è l’originale da conservare a norma
• La conservazione va effettuata almeno una volta l’anno, entro 3 mesi dalla presentazione della dichiarazione dei redditi dell’esercizio di riferimento
• Per coerenza con le regole sui documenti a rilievo fiscale/amministrativo, è consigliabile mantenere la conservazione per 10 anni.

Perché inviare al conservatore dal gestionale

La testimonianza operativa ha evidenziato un punto chiave: quando si conserva dritto dal gestionale interoperabile (senza passaggi manuali intermedi), si preservano metadati tecnici aggiuntivi (es. operatore, data inserimento) che non sempre sono presenti nell’export da portale. È una scelta che aumenta robustezza probatoria e semplifica gli audit.

Chi deve iscriversi, chi può registrarsi

• Obbligo di iscrizione: enti/imprese che trattano rifiuti (pericolosi o non) a titolo professionale; commercianti/intermediari senza detenzione; consorzi.
• Non obbligati: imprese con ≤10 dipendenti e solo rifiuti non pericolosi; possono comunque registrarsi per gestire FIR digitali e la vidimazione.

Importante servizio: DDocuments non gestisce l’iscrizione al portale RENTRI; interviene dopo con la conservazione digitale a norma dei file XML (registri/FIR) e con i flussi documentali collegati.

Q&A emerse nel webinar 

• PDF tenuto in locale: non ha valore di esibizione; serve l’XML per la conservazione.
• Quando conservare l’anno 2025? Entro 3 mesi dalla presentazione della dichiarazione dei redditi 2025 (quindi nel 2026). Meglio non attendere l’ultimo giorno.
• Quanto conservare? Orientarsi su 10 anni è la scelta più prudente e coerente con la natura dei documenti (spesso collegati a processi fiscali/amministrativi).
• Senza gestionale rifiuti? Puoi scaricare l’XML da RENTRI almeno una volta/anno e poi caricarlo su DDocArchive (in autonomia o via Helpdesk DDocuments).

Come ti supporta DDocuments

Con DDocArchive:

• Conservazione a norma di registri e formulari RENTRI (XML) con requisiti di autenticità, integrità, leggibilità e reperibilità
• Caricamento self-service o presa in carico dal nostro Helpdesk
• Consultazione e pacchetti di esibizione pronti per eventuali richieste ispettive.

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