Cosa devono sapere gli amministratori di condominio

Sapere se un’e-mail è stata aperta è diventata una funzione comune in numerosi software di comunicazione. Dietro a informazioni apparentemente semplici come “messaggio aperto” o “ultima apertura” può però esserci un’attività di tracciamento del destinatario che comporta precise conseguenze in materia di protezione dei dati personali.

Il Garante per la Protezione dei Dati Personali, con il Provvedimento n. 284 del 17 aprile 2026, ha pubblicato specifiche Linee guida sull’utilizzo dei tracking pixel nelle comunicazioni di posta elettronica. Il provvedimento è stato pubblicato nella Gazzetta Ufficiale n. 98 del 29 aprile 2026 e prevede un periodo di sei mesi per consentire ai soggetti interessati di adeguarsi. Il termine cade quindi il 29 ottobre 2026.

Per gli amministratori di condominio il tema merita particolare attenzione, soprattutto quando strumenti di tracciamento vengono utilizzati per monitorare l’apertura delle comunicazioni inviate ai condomini.

Che cos’è un tracking pixel nelle e-mail

Un tracking pixel è generalmente un’immagine trasparente di dimensioni estremamente ridotte inserita all’interno del messaggio ma ospitata su un server remoto.

Quando il destinatario apre l’e-mail e vengono scaricate le immagini, il sistema effettua una richiesta al server che ospita il pixel. Questo meccanismo può permettere al mittente di rilevare l’avvenuta apertura del messaggio e, a seconda della configurazione adottata, raccogliere ulteriori informazioni tecniche.

Il Garante evidenzia che possono essere rilevati, ad esempio, l’apertura della comunicazione, l’indirizzo IP, il dispositivo utilizzato, il momento della consultazione e le eventuali aperture successive.

Il problema nasce soprattutto dal fatto che questo processo avviene generalmente senza che il destinatario percepisca la presenza del pixel. Proprio per questo le nuove Linee guida pongono particolare attenzione ai principi di trasparenza e consapevolezza dell’interessato.

Tracking pixel e privacy: quando è necessario il consenso

Secondo il Garante, l’utilizzo dei tracking pixel rientra nell’ambito dell’art. 122 del Codice Privacy.

La regola generale prevede il consenso quando il sistema accede alle informazioni presenti nel terminale dell’utente o ne monitora il comportamento, salvo le specifiche deroghe previste dalla normativa.

Il consenso diventa quindi particolarmente rilevante quando il tracking viene utilizzato per effettuare misurazioni individuali, analizzare il comportamento di uno specifico destinatario, modificare le comunicazioni sulla base delle sue interazioni o creare profili relativi ai suoi interessi.

Il Garante chiarisce inoltre che il destinatario deve essere adeguatamente informato della presenza del tracking e deve poter revocare facilmente il consenso, anche limitatamente al tracciamento, continuando eventualmente a ricevere le comunicazioni prive dei marcatori.

Statistiche anonime: non tutto il tracking richiede il consenso

Le Linee guida introducono però una distinzione fondamentale.

Il Garante riconosce la possibilità di utilizzare tracking pixel per effettuare conteggi statistici globali, ad esempio per conoscere la percentuale complessiva di apertura dei messaggi, purché vengano adottate tecniche di anonimizzazione che impediscano misurazioni personalizzate.

In altre parole, conoscere il tasso complessivo di apertura di una comunicazione è diverso dal sapere che uno specifico destinatario ha aperto una determinata e-mail.

Tra le misure suggerite dal Garante rientrano l’utilizzo di pixel non differenziati per singolo utente e l’anonimizzazione di dati tecnici correlati, come indirizzo IP e client utilizzato.

Per le organizzazioni che utilizzano piattaforme di comunicazione, diventa quindi importante verificare non soltanto se viene utilizzato un tracking pixel, ma soprattutto quali informazioni vengono raccolte e se possono essere ricondotte a uno specifico destinatario.

Tracking pixel e amministratori di condominio: attenzione a non confondere tracciamento e prova di ricezione

Per uno studio di amministrazione condominiale può essere particolarmente utile sapere se una comunicazione è stata consultata.

Ma bisogna distinguere due aspetti differenti: il trattamento dei dati generato dal tracking e il valore giuridico della comunicazione.

Un’indicazione fornita dal software secondo cui un’e-mail è stata aperta non rende automaticamente il tracking pixel una prova legalmente equivalente alle modalità previste dalla normativa per determinate comunicazioni.

La distinzione è particolarmente importante quando si parla di convocazioni assembleari, per le quali l’art. 66 delle disposizioni di attuazione del Codice Civile stabilisce specifiche modalità di comunicazione.

Il tracking pixel non dovrebbe quindi essere utilizzato come una scorciatoia per attribuire automaticamente valore legale alla semplice apertura di un’e-mail.

Cosa devono fare le organizzazioni entro il 29 ottobre 2026

Il primo passo è verificare se i sistemi utilizzati per newsletter, DEM e altre comunicazioni contengano tracking pixel e, soprattutto, come vengano utilizzati i dati raccolti.

Se vengono effettuate misurazioni individuali, occorre verificare il presupposto giuridico applicabile, l’informativa fornita agli interessati e, quando richiesto, le modalità di raccolta e revoca del consenso.

Quando invece interessa esclusivamente disporre di statistiche complessive sulle performance delle comunicazioni, può essere valutato un sistema realmente anonimizzato, nel rispetto delle condizioni indicate dal Garante.

Per i trattamenti già in corso, le Linee guida prevedono inoltre specifiche indicazioni transitorie: il Garante richiede di aggiornare l’informativa e mettere a disposizione meccanismi che consentano agli utenti di revocare anche soltanto il consenso al tracking.

La valutazione concreta deve comunque essere effettuata dal titolare del trattamento, eventualmente insieme al proprio DPO.

Dalla semplice apertura a un processo digitale realmente tracciabile

Per un amministratore di condominio il punto non dovrebbe essere semplicemente sapere se qualcuno ha aperto un’e-mail.

Quando una comunicazione richiede maggiori garanzie, è importante adottare processi digitali strutturati, nei quali le diverse operazioni siano gestite e documentate in modo coerente con la finalità della comunicazione.

Il servizio di Firma Elettronica di INAZ DDoc, dedicato agli amministratori di condominio, consente di gestire digitalmente il processo di firma di convocazioni e verbali, con identificazione tramite OTP e registrazione delle evidenze associate al processo.

Il tracking di un’e-mail e un processo di Firma Elettronica non sono la stessa cosa. Ed è proprio questa distinzione che diventa sempre più importante quando si digitalizzano le attività dello studio.

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