L’introduzione dell’xFIR rappresenta uno dei cambiamenti più importanti nel percorso di digitalizzazione della tracciabilità dei rifiuti previsto dal RENTRI. La possibilità di utilizzare il formulario cartaceo fino al 15 settembre 2026 ha sicuramente concesso alle aziende più tempo per adeguarsi, ma ha anche generato numerosi dubbi interpretativi.
Nella pratica, molte organizzazioni stanno affrontando il periodo transitorio con convinzioni non sempre corrette, rischiando di rimandare attività fondamentali o di impostare procedure non conformi. Analizziamo gli errori che stiamo riscontrando più frequentemente e che meritano particolare attenzione.

xFIR e regime transitorio: perché si stanno creando così tanti dubbi?

L’approvazione del cosiddetto “doppio binario”, che consente fino al 15 settembre 2026 di utilizzare alternativamente il formulario cartaceo o quello digitale, è stata interpretata da molti come un rinvio generale del RENTRI.

In realtà il periodo transitorio è stato introdotto per consentire agli operatori di prepararsi gradualmente al passaggio definitivo, non per sospendere il processo di digitalizzazione. Il rischio è che questa maggiore flessibilità venga percepita come un motivo per rimandare l’organizzazione interna, arrivando alla scadenza senza aver definito procedure, responsabilità e strumenti adeguati.

Errore n.1: il regime transitorio non significa che il RENTRI sia stato rinviato

Uno degli equivoci più diffusi riguarda proprio il significato della proroga. Molti operatori ritengono che, essendo possibile continuare a utilizzare il FIR cartaceo, gli obblighi collegati al RENTRI siano stati posticipati. In realtà il legislatore ha previsto esclusivamente la possibilità di scegliere, fino al 15 settembre 2026, tra formulario cartaceo e formulario digitale. Anche il differimento delle sanzioni riguarda uno specifico aspetto, ossia la mancata o incompleta trasmissione dei dati dei formulari al RENTRI, e non rappresenta una sospensione generale degli obblighi previsti dalla normativa.
Continuare a rimandare l’adeguamento significa rischiare di concentrare tutte le attività nelle settimane immediatamente precedenti alla scadenza.

Errore n.2: aspettare il 15 settembre per prepararsi all’xFIR

Molte aziende stanno sfruttando il periodo transitorio semplicemente continuando a lavorare come hanno sempre fatto. In realtà questi mesi dovrebbero essere utilizzati per verificare i flussi operativi, formare il personale, individuare chi sarà responsabile della compilazione e della firma dei formulari, testare i sistemi informatici e coordinarsi con gli altri soggetti della filiera.
L’xFIR non introduce soltanto un nuovo formato documentale, ma modifica il modo in cui i diversi operatori collaborano durante tutto il processo di movimentazione dei rifiuti. Arrivare impreparati alla scadenza potrebbe tradursi in rallentamenti operativi, errori procedurali e difficoltà nella gestione quotidiana delle attività.

Errore n.3: chi sceglie tra FIR cartaceo e xFIR nella filiera dei rifiuti?

Un altro errore molto frequente consiste nel credere che ogni soggetto coinvolto possa scegliere autonomamente se utilizzare il formato cartaceo oppure quello digitale. In realtà non è così. La scelta viene effettuata dal produttore o detentore del rifiuto e determina automaticamente la modalità operativa che dovrà essere seguita dall’intera filiera.
Se il formulario nasce digitale, anche trasportatore e destinatario dovranno gestirlo in formato digitale; se invece viene emesso in formato cartaceo, tutto il processo dovrà proseguire utilizzando esclusivamente tale modalità. Questo rende fondamentale il coordinamento tra tutti gli operatori coinvolti prima dell’avvio del trasporto.

Errore n.4: archiviare un documento non significa conservarlo a norma

Con l’aumento dei documenti digitali, molte aziende tendono a confondere l’archiviazione con la conservazione digitale. Salvare un formulario all’interno del gestionale o in una cartella condivisa non equivale automaticamente a conservarlo a norma.
La conservazione digitale è un processo regolamentato che deve garantire nel tempo autenticità, integrità, leggibilità, reperibilità e immodificabilità dei documenti. Trascurare questo aspetto significa esporsi a possibili criticità qualora sia necessario dimostrare il valore probatorio dei documenti conservati. La gestione del documento, quindi, non termina con la sua emissione o con il suo invio al RENTRI, ma prosegue con una corretta conservazione nel tempo.

Errore n.5: l’xFIR non è solo un nuovo software, ma un nuovo processo operativo

È facile pensare che il passaggio all’xFIR si risolva semplicemente installando un nuovo applicativo. In realtà il software rappresenta soltanto uno degli elementi del processo. È necessario definire responsabilità, modalità di firma, gestione dei dispositivi utilizzati durante il trasporto, integrazione con i gestionali aziendali e procedure da seguire anche in caso di indisponibilità temporanea dei servizi RENTRI.
Considerare l’xFIR come un semplice cambiamento tecnologico rischia di far sottovalutare l’impatto organizzativo che questo nuovo sistema comporta.

Come prepararsi al termine del regime transitorio dell’xFIR

Il periodo transitorio dovrebbe essere visto come un’opportunità per arrivare preparati al passaggio definitivo. Le aziende hanno oggi il tempo necessario per verificare i propri processi, confrontarsi con i partner della filiera, formare il personale e predisporre una gestione documentale realmente conforme.
Anticipare queste attività consente di ridurre il rischio di errori, evitare rallentamenti operativi e affrontare con maggiore serenità l’obbligatorietà dell’xFIR.

Conservazione digitale RENTRI: come può aiutarti INAZ DDoc

Oltre alla corretta gestione operativa dei formulari, è fondamentale garantire anche la loro conservazione digitale a norma. INAZ DDoc supporta aziende e operatori ambientali nella conservazione dei documenti RENTRI, assicurando che registri e formulari rimangano integri, autentici, reperibili e conformi nel tempo. Prepararsi oggi non significa soltanto rispettare una scadenza normativa, ma costruire un processo documentale efficiente e sicuro, capace di accompagnare l’azienda anche dopo la fine del regime transitorio.

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