Il cliente, senza dover preventivamente modificare i suoi processi e documenti, inserisce questi ultimi su cartelle locali che vengono inviati alla piattaforma D-documents tramite diverse modalità di connessione (ftp, web services, curl, etc.) che poi adatterà per l’invio e-mail o fax.
Per quanto riguarda il servizio e-mail, il documento potrà essere inviato in allegato oppure scaricabile tramite un link. Al fine di aumentare le possibilità di consegna, D-documents fornirà tutte le specifiche del caso per ovviare alle problematiche legate agli antispam e antivirus e per dare la possibilità ai clienti di usare come mittente il proprio dominio, dando pertanto un’immagine altamente professionale.
Per aumentare la sicurezza dei documenti inviati via e-mail, D-documents può acquisire una firma digitale da un Ente Certificatore e inserirla nei documenti in modo da garantire sia al cliente mittente che al ricevente la provenienza dell’e-mail e l’inalterabilità del messaggio e degli eventuali allegati.
Per il servizio di invio email e fax vengono forniti report di trasmissione che garantiscono la consegna o la mancata consegna dei documenti.
Tali informazioni, oltre ad essere visibili sul sito operativo di D-documents, potranno essere elaborate dalle applicazioni gestionali del cliente in modo che lo stato aggiornato dei documenti sia visibile anche su queste.