Inviare, ricevere e conservare le fatture elettroniche a norma di legge

• Produco e ricevo le mie fatture su strumenti analogici, stampo la fattura compilata o la compilo a mano.
• Ricevo la fattura tramite e-mail, via posta o me la consegnano a mano.
• Uso la scheda carburante.

Fase 1: Scelta dell’indirizzo telematico prescelto (facoltativa ma consigliata per i vantaggi):

Sul portale dell’Agenzia delle Entrate ogni società dispone di un suo profilo.
In caso non fossi ancora strutturato per emettere e ricevere e-fatture, riceverò la fattura elettronica al mio indirizzo pec depositato in camera di commercio.
La fattura potrà anche essere visualizzata nella sezione “Fatture e corrispettivi” (ex cassetto fiscale) della mia società.
Posso anche dichiarare come preferisco ricevere le mie fatture elettroniche indicando il mio indirizzo telematico prescelto (Codice destinatario o indirizzo Pec).
Con la scelta dell’indirizzo telematico prescelto, ogni fattura, sia inviata al mio codice destinatario o indirizzo pec, sarà tramutata in automatico dal SdI al mio indirizzo telematico prescelto.
Posso anche delegare intermediari che operano direttamente per ricevere e-fatture e farmele visualizzare e registrare in contabilità in maniera automatica o manuale.
DDocuments è un intermediario accreditato al Sistema d’Interscambio all’Agenzia delle Entrate.

Fase 2: emettere fattura elettronica

Avendo compreso che emetterò le fatture unicamente in formato elettronico, il mio gestionale o il programma che mi fa compilare la fattura, dovrà generarle in automatico nell’unico formato previsto dalla legge, l’XML.
Successivamente dovrò inviare la fattura al mio cliente, rispettando tutte le normative. Come fare?

Fase 3: Invio fattura, inoltro al Codice Destinatario o Indirizzo Pec

La fattura, per essere considerata emessa, deve passare dall’agenzia delle entrate.
Semplificando, ecco lo schema:

Cedente/prestatatore–> SdI (Agenzia delle Entrate)–>Cessionario committente

L’invio della e-fattura può essere paragonato a un invio di e-mail con una sostanziale differenza che, prima di arrivare a destinazione, viene letta da un soggetto che ne controlla la conformità.
D-documents, tra le funzionalità è un account di e-fattura che permette di inviare le e-fatture, riceverle e archiviarle a norma di legge.

La piattaforma gestisce ogni trasmissione all’agenzia delle entrate e le relative notifiche, archivia le fatture andate a buon fine e suggerisce in maniera automatica i rimedi per le fatture, scartate o di impossibilità di recapito.

L’utente finale sarà guidato alla risoluzione di ogni tipo di casistica in maniera automatica.

Partenza

• Carico la mia e-fattura sulla piattaforma D-documents (solitamente è in maniera automatica perchè D-documents è strutturato per avere un dialogo automatico con il gestionale)
• Inserisco il mittente a cui andrà inviata la e-fattura (tramite una rubrica già impostata, oppure inserendo il codice Destinatario o indirizzo PEC)
• La fattura viene trasmessa.

Caso n°1: Invio al destinatario con notifica RC (Ricevuta consegna)

La fattura è compilata correttamente, il SdI legge la fattura, la esamina e in automatico la fa consegnare al Destinatario.
La tempistica indicata dall’Agenzia delle Entrate per questo processo è indicato come “Entro 5 giorni”.
Sul portale D-documents, nella sezione archivio, cliccando sulla e-fattura inviata, comparirà una seconda riga con la notifica di avvenuta consegna al destinatario.
La fattura, oltre a essere considerata emessa, è considerata ricevuta a tutti gli effetti di legge.

Caso n°2: Invio al destinatario con notifica NS (Ricevuta di Scarto)

La fattura NON è compilata correttamente.
Il Sistema di Interscambio rifiuta l’e-fattura che, quindi, non supera i controlli dell’Agenzia delle Entrate.
La tempistica indicata dall’Agenzia delle Entrate per questo processo è indicato come “Entro 5 giorni”
Il mittente riceverà la notifica di scarto, la fattura è considerata a tutti gli effetti non emessa.
Correggerla direttamente dal gestionale o dal compilatore di fatture e poi re-inviarla.

La circolare N. 13/E del 2 Luglio 2018 dell’Agenzia delle Entrate afferma che la fattura elettronica, relativa al file scartato dal SdI, vada preferibilmente emessa (ossia nuovamente inviata tramite SdI entro cinque giorni dalla notifica di scarto) con la data ed il numero del documento originario.

In caso di questo tipo di problematiche si consiglia comunque di rivolgersi all’assistenza dell’intermediario fornitore del software in modo da identificare sia l’origine dell’errore che la soluzione alla corretta emissione.

Caso n°3: Invio al destinatario con notifica MC Ricevuta di impossibilità di recapito

La fattura è compilata correttamente, il SdI legge la fattura, la esamina e in automatico la fa consegnare al Destinatario.
La tempistica indicata dall’Agenzia delle Entrate per questo processo è indicato come “Entro 5 giorni”.
Sfortunatamente il nostro destinatario non riceve la fattura. L’esempio classico è l’e-mail PEC piena.
Il mittente riceverà una notifica MC (Mancata Consegna).

In questo caso è bene sapere che:

• La fattura è considerata comunque emessa per l’agenzia delle entrate
• È onere di chi emette la fattura far prevenire una copia esatta in ogni sua parte al cessionario/committente di quella in memoria al SdI.

DDocuments è progettato, in caso di notifica di mancata consegna, di inviare in automatico a un secondo indirizzo e-mail la copia in formato XML o PDF. Alla fine dell’invio all’indirizzo e-mail della copia, la procedura termina, la fattura è considerata emessa a tutti gli effetti.

MT (metadati):

Quando viene ricevuta una e-fattura da un nostro fornitore, assieme al file XML, riceverò un file contenente i metadati della fattura stessa, ove verranno indicati ad esempio i tentativi che SdI ha impiegato a inviare a noi la fattura, in questo file sono presenti anche i dati principali di riferimento della e-fattura utili per l’elaborazione in contabilità.

Cliente soggetto Iva non ha comunicato l’indirizzo telematico

Nel caso in cui l’acquirente non abbia comunicato il codice destinatario oppure l’indirizzo PEC, il soggetto trasmittente (cioè il fornitore oppure un terzo) inserirà il solo codice convenzionale “0000000”, ed il SdI renderà  disponibile la fattura elettronica all’acquirente nella sua area riservata del sito web dell’Agenzia delle Entrate.

Come funziona la parte estero UE e extra UE?

Il cliente è un soggetto straniero.
Nel caso di operazioni di cessioni di beni e di prestazioni di servizi effettuati verso soggetti non residenti, non stabiliti e non identificati nel territorio dello Stato, è possibile evitare la comunicazione dei dati delle fatture emesse di cui all’art.1 comma 3 bis del decreto legislativo 127/2015 (i.e. spesometro) trasmettendo al SdI le fatture elettroniche ed inserendo il codice convenzionale “XXXXXXX”.

Conservazione sostitutiva a norma di legge: alcuni chiarimenti

L’Agenzia delle Entrate ha una sua conservazione dei documenti che sono transitati dal Sistema di Interscambio.
È fortemente consigliato avere comunque a disposizione una copia delle fatture inviate in un archivio a norma di conservazione sostitutiva.
In caso di contenzioso con l’agenzia delle entrate, infatti, si potrà avere subito a portata di mano e senza dover richiedere all’agenzia stessa la propria documentazione fiscale.

Di tipologia fisica (cartacea) o digitale (PDF), emessa dal cedente/prestatore e ricevuta dal cessionario/committente senza passare dal SdI.
Questa tipologia di fattura sarà considerata come non emessa a tutti gli effetti di legge e quindi non si potrà pretendere il pagamento della stessa.

Unico formato accettato dal SdI, al cedente/prestatore basta emettere la fattura con i campi corretti e sarà una fattura considerata emessa e di conseguenza ricadrà l’obbligo di pagamento della e-fattura da parte del cessionario/committente. Seguono ulteriori approfondimenti, in questo documento, su tutte le casistiche.

Fattura emessa in formato XML a norma di legge, firmata e, in allegato, la copia “di cortesia” equivalente in formato PDF, utile per comunicazioni interne all’azienda, un doppio canale per semplificare l’adeguamento alla nuova normativa e evitare lo stravolgimento dell’attività contabile conosciuta fino ad ora.

Colui che emette fattura, che lavora e vuole essere pagato per il suo lavoro.

Colui che richiede un servizio o della merce, deve ricevere una fattura per  pagare che svolge il lavoro.

Per ogni fattura inviata il sistema di interscambio invia una notifica a chi ha emesso fattura.
Il tipo di messaggio incluso nella ricevuta della fattura sarà uno soltanto dei quattro valori di seguito:

• RC Ricevuta di consegna: è la ricevuta inviata dal SdI al soggetto trasmittente per comunicare l’avvenuta consegna del file al destinatario.
• NS Ricevuta di scarto: è la notifica inviata dal SdI al soggetto trasmittente nei casi in cui non sia stato superato uno o più controlli tra quelli effettuati dal SdI sul file ricevuto.
• MC Ricevuta di impossibilità di recapito: è la ricevuta inviata dal SdI al soggetto trasmittente nei casi in cui fallisca l’operazione di consegna del file al destinatario.
• MT Notifica dei metadati: è il file inviato dal SdI al soggetto ricevente insieme al file fattura e contenente i dati principali di riferimento del file utili per l’elaborazione, ivi compreso l’identificativo del SdI.