Conservazione sostitutiva

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Conservazione sostitutiva

L’archiviazione elettronica consente di conservare i propri documenti su un sistema informatico che ne permette l’immediata reperibilità e ne garantisce l’integrità nel tempo.

Conservazione sostitutiva fatture elettroniche, archiviazione elettronica documenti fiscali

La conservazione documenti fiscali con D-documents

Con D-documents è possibile gestire la conservazione documenti in qualsiasi formato (file di spool, pdf, word, formati unix) senza intervenire sui processi aziendali. E’ possibile gestire la conservazione sostitutiva e la fatturazione elettronica PA e B2B.

Archiviazione ottica sostitutiva, Archiviazione ottica dei documenti

D-documents è interfacciabile a qualsiasi struttura informatica presente in azienda e non prevede nessun intervento tecnico e tecnologico da parte del cliente.
Il cliente inserisce i suoi documenti su cartelle locali che vengono inviati alla piattaforma D-documents tramite diverse modalità di connessione (ftp, web services, curl, etc.).
Il documento viene adattato alle specifiche del servizio di archiviazione: le informazioni obbligatorie vengono estratte dai file e, nel caso di formati spool, vengono prodotti file PDF personalizzabili nei contenuti e nella grafica. Il documento viene archiviato in modalità ottica, indicizzato e archiviato sostitutivamente con l’apposizione della firma digitale e della marca temporale secondo le regole fissate dalla normativa.
A partire da questo momento, tramite il sito operativo di D-documents, il cliente potrà accedere a un’interfaccia web in cui visualizzare i documenti, effettuare eventuali ricerche, verificare informazioni specifiche inerenti il processo di archiviazione.

Garanzia di sicurezza con la conservazione sostitutiva D-documents

L’infrastruttura della piattaforma D-documents è stata concepita per garantire la massima sicurezza sia a livello fisico che a livello logico.
Ai fini della sicurezza il punto cruciale di tutto il servizio è rappresentato dal server di firma comunemente noto come HSM (Hardware Security Module) che consente di effettuare le cosiddette firme massive o firme automatiche su moli elevate di documenti.

L’HSM utilizzato da D-documents rappresenta un “unicum” in quanto, non solo possiede i massimi requisiti di certificazione previsti in sede comunitaria (CC EAL4+) debitamente certificati in sede OCSI ma, l’accesso ai certificati di firma in esso contenuti avviene tramite un doppio livello di sicurezza: l’accreditamento dell’utente verso il servizio tramite UID e Password  e l’utilizzo del certificato per mezzo di un alias e un PIN (modificabile a discrezione dell’utente).
Questa procedura, peraltro totalmente automatizzata, è l’unica atta a garantire che solo e soltanto il titolare del certificato sia autorizzato al suo utilizzo.

Caratteristiche del servizio D-documents

Il servizio D-documents è in full-outsourcing e quindi nessun costo di gestione, onere legale o formale è a carico dell’azienda utilizzatrice. Il servizio di archiviazione e conservazione sostitutiva è completamente automatizzato e derogato alla piattaforma D-documents, ai suoi professionisti ed esperti che lo supportano e ne convalidano il funzionamento.

In particolare, D-documents gestisce:

  • gli adempimenti prescritti dalla normativa (come ad esempio la conservazione sostitutiva ai fini fiscali dei documenti in formato elettronico:10 anni per le fatture attive e passive e quanto previsto dalla legge per gli altri tipi documento)
  • l’apposizione di firma digitale e marca temporale
  • l’aggiornamento costante sulle regole imposte dalla normativa
  • la generazione dell’impronta da inviare all’Agenzia dell’Entrate per il periodo di conservazione
  • l’eventuale assunzione del ruolo di Responsabile della Conservazione
  • i controlli per il rispetto delle regole in materia di conservazione sostitutiva
  • il supporto legale.

Inoltre, il servizio D-documents comprende:

  • l’attivazione degli utenti opportunamente profilati e dei tipi di documenti d’interesse aziendale
  • la possibilità di creare il fascicolo cliente/agente per dar modo ai propri clienti e/o agenti di reperire on-line tutti i documenti, fiscali e non, inerenti al rapporto con l’azienda
  • un supporto tecnico e un servizio clienti ad alto valore aggiunto.

D-documents garantisce la tracciabilità e la documentabilità di ogni singola attività effettuata, assicurando maggiore controllo nella gestione dei documenti durante l’intero ciclo di lavorazione e contribuendo al miglioramento dell’efficienza e dell’efficacia dei processi, con una conseguente riduzione dei costi di archiviazione.

Oltre al ciclo attivo D-documents consente la gestione di quello passivo permettendo di acquisire le informazioni sia da documenti cartacei che elettronici, effettuarne la scansione elaborandone un’immagine digitale da cui estrarre i dati necessari alle registrazioni contabili verso qualsiasi soluzione ERP.

I vantaggi della conservazione sostitutiva

Grazie alla piattaforma D-documents è possibile dematerializzare la documentazione aziendale con una riduzione, scientificamente dimostrabile, di circa il 60% dei costi di produzione dell’intero ciclo documentale.

Nello specifico i vantaggi relativa alla conservazione sostitutiva dei documenti fiscali sono i seguenti:

  • integrità del documento informatico per il periodo previsto dalle normative vigenti
  • garanzia di una corretta conservazione secondo le disposizioni di legge
  • condivisione delle informazioni, maggiore disponibilità e reperibilità
  • maggiore controllo durante l’intero ciclo di lavorazione
  • aumento dell’efficienza e della trasparenza in azienda
  • semplificazione dei processi amministrativi
  • riduzione dei costi diretti (carta, spazi e risorse dedicate) e risparmi indotti (minor tempo per la ricerca e il recupero dei documenti, maggiore efficienza e sicurezza dovuti ad una corretta conservazione)
  • risparmio netto sull’imposta di bollo dei documenti per i quali è richiesta (ad esempio: libri contabili)
  • ritorno degli investimenti (ROI) inferiore all’anno “Osservatorio Fattura Elettronica” del Politecnico di Milano [ pdf 2,89 Mb ].

Quali sono i documenti che possono essere conservati sostitutivamente

In riferimento alle normative vigenti i documenti che possono essere conservati sostitutivamente sono:

  • libro giornale e libro degli inventari
  • scritture ausiliarie in cui registrare elementi patrimoniali e reddituali
  • scritture ausiliarie di magazzino
  • registro dei beni ammortizzabili
  • registri prescritti ai fini IVA: acquisti, corrispettivi, fatture emesse
  • dichiarazioni fiscali (UNICO, 730, 770)
  • modelli di pagamento (F23 e F24)
  • libri sociali
  • bilancio d’esercizio: stato patrimoniale, conto economico, nota integrativa
  • relazione sulla gestione, relazione dei sindaci e dei revisori contabili
  • fatture attive e passive, anche sotto forma di conto, nota, parcella e simili
  • ricevute fiscali e scontrini fiscali
  • documenti di trasporto (DDT)
  • nel settore doganale, delle accise e delle imposte di consumo
  • Libro Unico del Lavoro LUL”
  • Registri Assicurativi.
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Conservazione sostitutiva fatture elettroniche

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Conservazione sostitutiva ultima modifica: 2016-10-11T12:09:18+00:00 da DDocuments